Wanneer je als bedrijf in meerdere landen actief bent, denk je al snel dat telefonie overal hetzelfde is. Een nummer aanvragen en gaan. Helaas verschillen de regels, wetten en telecom infrastructuren nogal eens per land. Ook binnen Europa. En dus zijn er verschillende zaken om rekening mee te houden om te voorkomen dat jouw nummer wordt afgesloten.
Een thema waar je je liever niet druk om maakt is compliancy van jouw klantenservice telefoonnummers. Voldoen deze nummers aan de eisen van het land waarin ze actief zijn? Dat gaat namelijk verder dan alleen het regelen van een telefoonnummer. In deze blog ontdek je meer over de bijbehorende voorwaarden.
Telefonie is overal hetzelfde
Registratie bij de toezichthouders
Ieder land kent zijn eigen National Regulatory Authority (NRA) oftewel toezichthouder, die zicht houdt op diverse wet- en regelgevingen, waaronder telecommunicatie. In Nederland is dat de ACM (Autoriteit Consument & Markt). Wanneer je in een nieuw land producten of diensten aanbiedt en hiervoor een telefoonnummer nodig hebt, dan moet het nummer bij de toezichthouder geregistreerd worden.
Verplichte verificaties
Zo’n registratie hoef je niet altijd zelf te regelen. Vaak vraag je het telefoonnummer bij een leverancier aan en regelen zij vervolgens de registratie. Bij die registratie is de laatste jaren in steeds meer landen verificatie van bedrijfsidentiteit (KYC) en lokaal adres (LAR) vereist. De bedrijfsentiteit (KYC – Know Your Customer) betreft bewijs en verificatie dat het bedrijf is wie het claimt te zijn, vanuit oogpunt van consumentenbescherming.
Voorkomen van fraude
De adresverificatie betreft het vestigingsadres (LAR – Local Address Requirements); is het bedrijf daadwerkelijk met een vestiging in het specifieke land gevestigd. Deze verificatie gaat vaak gepaard met controle van de ID van de verantwoordelijke persoon voor de vestiging in het land. Dit komt voort uit de EU Electronic Communications Code (EECC) en is bedoeld om fraude, identiteitsdiefstal en andere illegale activiteiten te voorkomen.
Schriftelijke machtiging
Indien een leverancier deze registratie voor jouw bedrijf regelt, moet er ook een schriftelijke machtiging afgegeven worden (Letter of Authorization). Hiermee geef je de nieuwe leverancier toestemming om namens jouw bedrijf te handelen op het gebied van telecommunicatie. Denk hierbij aan het activeren van nieuwe telefoonnummers en porteringen.
Boetes en afsluiting voorkomen
Het klinkt wellicht als een formaliteit, maar deze registraties worden regelmatig gecontroleerd en geauditeerd. Komt de toezichthouder daarbij onjuistheden tegen, dan worden er flinke boetes uitgedeeld en/of worden je nummers zonder pardon afgesloten, waardoor je telefonisch niet bereikbaar bent.
Snelheid en accuraatheid vereist
Het is dus belangrijk dat deze registraties correct en vaak ook snel geregeld worden. Sommige documenten moeten binnen 48 uur na aanvraag worden ingediend, anders wordt de aanvraag beëindigd. Zorg er daarom voor dat jouw leverancier goed van deze regels en procedures op de hoogte is en bij voorkeur ook als notified operator geregistreerd staat. Zo minimaliseer je de kans op problemen.
Zeker weten dat het goed geregeld is?
Twijfel je of jouw nummers correct geregistreerd zijn of ben je op zoek naar een notified operator? Dan ben je bij Sound of Data aan het juiste adres. Wij zijn voor verschillende klanten actief in Europese landen als Nederland, België, Frankrijk,Spanje, Noorwegen, Zweden, Finland en Denemarken. En tevens notified operator in en compliant met diverse andere landen. Neem gerust contact op voor meer informatie.